Kontrola narkotykowa w pracy a RODO Przewodnik 2026

W 2026 roku kontrola pracowników na obecność środków działających podobnie do alkoholu (kontrola narkotyków) jest standardem w wielu branżach. Jednak ze względu na to, że dotyczy ona najgłębszych sfer prywatności, jej wdrożenie wymaga chirurgicznej precyzji w zakresie RODO. Błąd w dokumentacji może kosztować firmę znacznie więcej niż skutki ewentualnego wypadku.

Czy test na narkotyki to dane o stanie zdrowia?

Z punktu widzenia RODO, informacja o obecności substancji psychoaktywnych w organizmie jest zaliczana do danych szczególnej kategorii (tzw. danych wrażliwych).

Zgodnie z Art. 9 RODO, przetwarzanie danych dotyczących zdrowia jest co do zasady zabronione, chyba że zachodzi jedna z konkretnych przesłanek. Wynik testu – nawet jeśli jest negatywny – stanowi informację o biologicznym stanie organizmu pracownika, co nakłada na pracodawcę najwyższy reżim ochronny.

Podstawa przetwarzania danych

W 2026 roku pracodawcy nie mogą opierać kontroli narkotykowej wyłącznie na "zgodzie" pracownika, ponieważ w relacji służbowej rzadko jest ona uznawana za dobrowolną. Głównymi filarami prawnymi są:

• Art. 22¹c Kodeksu pracy: To on daje uprawnienie do kontroli, gdy jest to niezbędne do ochrony życia, zdrowia lub mienia.
• Art. 9 ust. 2 lit. b RODO: Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora (pracodawcę) w dziedzinie prawa pracy.

Pamiętaj: Kontrola musi być proporcjonalna. Nie można badać na obecność narkotyków pracownika biurowego pracującego zdalnie, jeśli nie ma ku temu realnych przesłanek bezpieczeństwa.

Dokumentacja i polityka kontroli

Zanim pierwszy tester zostanie użyty, dział HR i IODO (Inspektor Ochrony Danych) muszą przygotować solidne zaplecze dokumentacyjne:

1. Analiza Ryzyka i DPIA: Ze względu na przetwarzanie danych wrażliwych na dużą skalę, niezbędne jest przeprowadzenie Data Protection Impact Assessment (Ocena skutków dla ochrony danych).
2. Aktualizacja Regulaminu Pracy: Musi zawierać wykaz substancji, na które pracownik może być badany, oraz opis procedury.
3. Rejestr Czynności Przetwarzania: Należy uwzględnić nową kategorię operacji na danych.

Obowiązki informacyjne

Pracownik musi wiedzieć, co go czeka. Zgodnie z Art. 13 RODO, należy dostarczyć mu tzw. klauzulę informacyjną, która jasno określa:

• Kto jest administratorem danych.
• Jaki jest cel i podstawa prawna kontroli.
• Kto będzie miał dostęp do wyników (ograniczenie do minimum, np. tylko wyznaczona osoba z kadr).
• Jakie prawa przysługują pracownikowi (wgląd, sprostowanie, skarga do UODO).

Przechowywanie wyników badań

W 2026 roku zasada minimalizacji danych jest egzekwowana przez organy nadzorcze z wyjątkową surowością.

• Wynik negatywny (czysty): Nie powinien być w ogóle przechowywany w aktach osobowych. Informacja o samym fakcie przeprowadzenia badania może widnieć w rejestrach, ale bez gromadzenia "dowodów trzeźwości".
• Wynik pozytywny: Przechowuje się go w aktach osobowych pracownika (część B lub C) przez okres nieprzekraczający 1 roku.
• Spory prawne: Jeśli wynik jest podstawą zwolnienia dyscyplinarnego lub toczy się sprawa w sądzie, okres przechowywania wydłuża się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Najczęstsze błędy w zakresie RODO

Uniknięcie tych potknięć to oszczędność rzędu tysięcy złotych potencjalnych kar:

Błąd

Skutek

Brak DPIA

Wysokie kary finansowe od UODO za brak oceny skutków.

Upublicznienie wyniku

Naruszenie dóbr osobistych; informacja o wyniku nie może trafić do współpracowników.

Zbyt szeroki zakres testu

Badanie na substancje, które nie wpływają na bezpieczeństwo (np. leki przyjmowane na stałe).

Niewłaściwa utylizacja testerów

Wyciek danych biologicznych – zużyty tester z kodem pracownika to również dane osobowe.

Uwaga: Jeśli test wykaże obecność substancji, które są składnikami legalnych leków (np. kodeina w lekach na przeziębienie), pracodawca wkracza na bardzo grząski grunt. W takich sytuacjach w 2026 roku zaleca się procedurę weryfikacji przez lekarza medycyny pracy, aby uniknąć oskarżeń o dyskryminację ze względu na stan zdrowia.